Gestión de proyectos
Pago directo
Aquí puede encontrar los documentos necesarios (formularios e instructivos) para preparar, implementar y realizar el monitoreo y seguimiento de las actividades apoyadas por UNFPA Uruguay.
En caso de que el proyecto que gestiona sea de pago por adelanto, toda la información se encuentra en la sección correspondiente (LINK A ADELANTO DE FONDOS).
En los proyectos de pago directo, no puede haber pago a un proveedor sin que exista un FACE previo, de ahí que la lectura del instructivo y el manejo del formulario FACE sean indispensables para facilitar la gestión del proyecto.
La imagen superior muestras las acciones necesarias para ejecutar un proyecto apoyado por UNFPA. Éstas se pueden agruparen tres etapas de gestión:
Fase I. Elaboración y aprobación del Plan Anual de Trabajo (PAT). El PAT es el documento que rige todas las actividades, el calendario y el presupuesto del proyecto. En este documento se encuentran datos como el código del proyecto o agente que implementa necesarios para rellenar otros documentos del ciclo de programación.
Fase II. Implementación de cada una de las actividades descritas en el PAT. Cada PAT puede tener una o más actividades. Los procesos para su implantación más comunes son:
a) Contratación de consultores/as (INSTRUCTIVO). Para contratar un consultor o consultora en cada proyecto se debe pasar una solicitud previa de contratación. Una vez que se ha realizado el proceso de selección, se debe presentar la declaración jurada del consultor y se debe rellenar el formulario "vendor" para poder proceder al pago.
Para las contrapartes estatales, el contrato debe contar con la aprobación de la OPP y la ONSC.
Les recordamos que UNFPA Uruguay cuenta con un roster de expertos y expertas en diferentes áreas de población que está disposición de todas las contrapartes y que puede ser de ayuda para la selección de candidatos y candidatas.
b) Solicitud, realización y seguimiento de viajes (INSTRUCTIVO). Para aquéllos viajes que deba realizar al exterior como parte de la ejecución del proyecto debe presentar la carta de compromiso correspondiente. Para el reembolso de los gastos se debe rellenar el formulario correspondiente. Y al vuelta del viaje se presenta un informe de seguimiento del mismo.
c) Pago a proveedores. Para realizar el pago de proveedores se utiliza el formato "FACE".
d) Elaboración de publicaciones y materiales de comunicación. Las publicaciones, estudios, folletos... son instrumentos utilizados en todos los proyectos para lograr mayor visibilidad e incidencia en las políticas de población. Todas las publicaciones deben seguir las orientaciones marcadas en el instructivo de publicaciones. Los logos de UNFPA y de las Naciones Unidas pueden descargarse en la sección correspondiente de esta misma página, más abajo.
FASE III. Seguimiento y evaluación. Podemos distinguir dos tipos de rendiciones: la sustantiva o de programación y la rendición financiera.
a) Rendición sustantiva. Debe enviarse a UNFPA Uruguay la matriz de monitoreo semestral y anualmente, siguiendo la estructura y el contenido establecido en el PAT del proyecto. Además debe prepararse el modelo de rendición sustantiva anualmente.
b) Rendición financiera. Que a su vez exige la presentación de los siguientes documentos:
- Transferencia de activos de UNFPA. Por ejemplo, si con la financiación recibida de UNFPA se ha comprado algún material o equipo, que tras el final del proyecto seguirá siendo propiedad de la contraparte ejecutora.
- Inventario de activos. Forma C.
A continuación puede descargarse las formas, los documentos y los instructivos que le permitirán la gestión adecuada del proyecto siguiendo los criterios de ejecución de UNFPA.
style='display:none;'
Documentos
Elaboración y aprobación del Plan Anual de Trabajo (PAT)
Documento que rige las actividades, calendario y presupuesto del proyecto
FACE pago directo
Contratación de consultores
Solicitud, realización y seguimiento de viajes
Pago a proveedores
Publicaciones y materiales de comunicación del proyecto
Logos
Rendición sustantiva
Rendición financiera
Documentos y formas que deben presentarse una vez finalizado la programación anual del proyecto
Otros documentos
Viáticos, check-list para eventos, tipo de cambio...
